Por una mejor articulación de recursos, redes e información: Archivos audiovisuales comunitarios en América Latina, desastres, roles y responsabilidades + algunos recursos útiles en español.

By October 25, 2017Blog

**English version below**

Durante los últimos meses la comunidad archivística audiovisual ha manifestado su preocupación, a través de distintas redes, por organizaciones afectadas por los recientes desastres naturales ocurridos en varias zonas de América Latina. A través de listservs, blogs y redes sociales hemos podido observar o enterarnos de los nefastos resultados que han dejado los recientes huracanes en Cuba y Puerto Rico y el terremoto en México. Desde nuestros escritorios hacemos lo que podemos para ayudar a los archivos audiovisuales afectados y difundir sus llamados a ayuda. Desde esta posición ciertamente nos inquieta estar limitados a ofrecer asistencia a distancia, pero lo cierto es que este rol está lejos de ser irrelevante.

En el marco de la Conferencia Internacional FIAT/IFTA 2017, que se realizó la semana pasada en la Ciudad de México, pude tener un acercamiento al impacto del desastre y de nuestras redes de colaboración. El día miércoles 18 de octubre tuve la oportunidad de visitar el archivo Permanencia Voluntaria junto a un grupo de técnicos expertos de la Filmoteca UNAM. Su directora, Viviana García Besne nos recibió en medio del lamentable escenario: latas oxidadas, humedad, síndrome vinagre acelerado, contaminación por hongos y la desorganización de un archivo de cientos de películas populares mexicanas que se ha forjado con pasión alrededor de una comunidad muy dedicada. Durante nuestra estadía hicimos lo que pudimos para mitigar los daños causados, donde el rol y la experiencia de los técnicos de la Filmoteca fue fundamental. Otros profesionales que se encontraban en el país por motivo de la conferencia también se sumaron a ayudar, cada uno desde su propia experiencia. Permanencia Voluntaria – a pesar del largo camino que falta por recorrer – se levanta poco a poco gracias, en gran medida, a la visibilidad lograda en nuestras redes profesionales. Viviana, quien fue invitada a compartir su experiencia durante el último día de conferencia, manifestó la importancia que han tenido estas redes de apoyo no sólo para recibir donaciones e información valiosa para el rescate de la colección, sino como soporte moral y emocional en situaciones donde nuestro razonamiento puede verse sobrepasado por la incertidumbre y la desinformación. Viviana manifestó estar agradecida de las redes de apoyo pues le han permitido no sentirse sola en estos momentos difíciles.

 

Izquierda: Un grupo de cuatro técnicos expertos de la Filmoteca UNAM asistiendo a Permanencia Voluntaria / A group of four expert technicians from Filmoteca UNAM assisting Permanencia Voluntaria. Derecha: Instalación de nuevas estanterías para el archivo / Setup of new shelving for the archive.

Izquierda: Permanencia Voluntaria y Bati-Cine están ubicados en las laderas del cerro Tepozteco en Tepoztlán. / Permanencia Voluntaria and Bati-Cine are located at the hillside of Tepozteco Hill in Tepoztlán. Derecha: Permanencia Voluntaria lentamente poniéndose en pie, reorganización de la colección. / Permanencia Voluntaria slowly standing up, reorganization of the collection.

Los hongos comienzan a afectar a la colección / Mold starts to affect the collection.

Por otra parte, cabe cuestionarse también sobre las condiciones poco ideales en las que muchas organizaciones mantienen sus colecciones audiovisuales por falta de recursos y apoyo económico. Tal vez varios de ustedes consideren que las películas de Permanencia Voluntaria deben ser depositadas en otra institución, alguna de carácter nacional tal vez, donde su almacenamiento y cuidado sea más cercano a lo ideal. Desde mi punto de vista esta no es necesariamente la única solución a los problemas que aquejan a los archivos independientes, principalmente por dos motivos:

 

  1. Diversidad de voces: me parece fundamental que en una nación existan diversas manifestaciones del cuidado y utilización de la memoria audiovisual, como ejercicio básico de la diversidad en una sociedad. Creo que es de suma importancia permitir que las comunidades se empoderen y tomen en sus manos la protección de su propio patrimonio audiovisual, que puedan re-interpretarlo con libertad y darle el lugar que se merece en el mismo entorno en donde fue creado.
  2. Diversidad de misión: Los archivos e instituciones de carácter nacional tienen la misión principal de cuidar del patrimonio nacional-valga la redundancia- y tomar la responsabilidad de hacerse cargo de colecciones comunitarias puede causar que éstas queden relegadas a la parte inferior de la lista de prioridades, sin mencionar el impacto económico que esto implica en organizaciones que comúnmente sobreviven con presupuestos apretados y falta de personal.

 

El caso de permanencia voluntaria tal vez no sea el mejor ejemplo para ilustrar mi tesis, puesto que esta colección es de trascendencia nacional pues habla de la cultura popular mexicana [1], pero sin duda nos hace reflexionar al respecto.

Entonces, si las colecciones no deben ir necesariamente a las bóvedas de las grandes instituciones, ¿cómo hacemos para cuidar de este patrimonio? Mi respuesta a este problema tiene tres ejes: redes+información+financiamiento. Ya mencionaba la importancia de las redes profesionales para enfrentar emergencias y para buscar soluciones en un entorno de conocimiento colectivo. Esto es evidentemente aplicable también en otras circunstancias [2].

El acceso a la información también es clave para que los archivos menores logren buenos resultados, pero esta información no puede ser cualquiera, pues debe ajustarse a las realidades y recursos disponibles. Por ejemplo, no basta con saber la temperatura y humedad relativa ideales para un archivo de películas, sino también cómo poder lograrlo de forma efectiva con poco dinero. Y es ahí donde ser parte de la comunidad es fundamental, pues podemos aprender de otras organizaciones de similares características o preguntar abiertamente nuestras dudas. Esto aplica también a la preparación contra desastres: ¿cómo hacer estanterías que resistan sismos? ¿Qué hacer si se moja la colección? Sin embargo, nuevamente nuestro obstáculo aquí en Latinoamérica es la falta de organización y la poca disponibilidad de literatura y materiales en nuestro idioma. (Abajo comparto algunos recursos que pude encontrar para preparación para desastres en español, incluyendo una escrito por Kara Van Malssen sobre recuperación de colecciones después de la Supertormenta Sandy).

Dentro del eje “información” no encontramos también con el acceso a la educación, algo un poco más complejo de resolver. Todos sabemos que no hay muchas opciones formales de educación en el área en nuestra región [3]. Y es aquí donde las grandes instituciones juegan un rol clave. Es de suma importancia que éstas desarrollen programas locales de apoyo a archivos menores, entendiendo que a través de esto también procuran un buen cuidado del patrimonio nacional. No es necesario que un archivo fílmico nacional almacene todas las latas de un archivo independiente para cumplir con su misión, pero sí puede entrenar a sus técnicos para que aprendan a cuidar de sus propias colecciones. Aplaudo las iniciativas que están tomando la Cineteca Nacional de México (con los Seminarios Experiencias de Archivo), las recientes acciones de la Filmoteca UNAM asistiendo a Permanencia Voluntaria, las múltiples actividades de extensión que organiza la Biblioteca Nacional de Chile a lo largo del país, los programas educativos para técnicos indígenas en México organizados por la IASA, los programas educativos ofrecidos por la Biblioteca Británica, la Escuela de Invierno del Instituto Sound and Vision de Holanda, o el curso FRAME del INA (éstos últimos, aunque no en nuestra región, son un buen ejemplo a seguir).

Finalmente, aunque sin duda no menos importante, está el fantasma más grande y último eje de acción: el financiamiento. En varios países de latinoamérica existen fondos concursables específicos para archivos audiovisuales (Fondart en Chile, MinCultura en Colombia, por ejemplo) y existen además fondos regionales (Ibermemoria, RECAM), pero me parece que estamos en deuda a lo que respecta al apoyo de archivos independientes y/o comunitarios. Por desgracia en muchas de estas convocatorias tanto las instituciones de carácter nacional como los archivos menores deben competir, dejando en clara desventaja a éstas últimas (los fondos tienden a ser asignados preferentemente a organizaciones reconocidas). Sin desmerecer las necesidades económicas de las grandes instituciones que en muchos casos operan con pocos recursos, me parece fundamental que estos programas contemplen en sus líneas de acción el fomento a la diversidad patrimonial, asegurando que organizaciones de menor tamaño también puedan acceder a financiamiento para la protección de sus colecciones, lo que puede ser llevado a cabo, por ejemplo, a través del incentivo a proyectos colaborativos, sistemas de patrocinio (esto para asegurar cierta sustentabilidad, lo que a menudo suele ser la piedra de tope para la asignación de fondos a proyectos de menor envergadura) o a una mejor distribución de los recursos disponibles, por ejemplo, asignando al menos un porcentaje de los fondos a iniciativas comunitarias.

Pamela Vizner

 

For a better interaction of resources, networks, and information: Community Archives in Latin America, disasters, roles and responsibilities + some useful resources in Spanish

 

Over the last few months the audiovisual archives community has shown, through different platforms and networks, its concern for organizations affected by the recent natural disasters that took place in some areas of Latin America. On listservs, blogs, and social networks we have witnessed or received news about the tragic results of recent hurricanes in Cuba and Puerto Rico and the earthquake in Mexico. From our desks we do what we can to help these archives and amplify their calls for assistance. From this position we feel the anxiety of being limited to offer help from a distance, but the truth is that this role is far from being irrelevant.

I was able to directly experience the impact of the disaster and our collaboration networks as part of my visit to Mexico to attend the 2017 FIAT/IFTA Conference in Mexico City last week. On October 18th I visited Permanencia Voluntaria Archive together with a group of expert technicians from the Filmoteca UNAM. The archives director, Viviana García Besne, welcomed us in the midst of a sad scenario: rusted cans, high humidity, accelerated vinegar syndrome, mold infestations, and physical disorganization of an archive of hundreds of popular mexican films wrought with passion by a dedicated community. During our stay we did what we could to mitigate damages, which was possible thanks to the role and expertise of Fimoteca’s technicians. Other professionals who were in the country to attend the conference also came to help, each of them contributing with their own experience and area of expertise. Permanencia Voluntaria — although still having a long way to go — is progressing little by little, thanks in large part to the visibility offered by our professional networks. Viviana, who was invited to share her experience on the last day of the conference, stated the relevance of these support networks not only to receive donations and valuable information for the recovery of the collection but also as a moral and emotional backing in situations where our reason can be overtaken by uncertainty and lack of information. Viviana declared that she was grateful for the support networks because they have allowed her to feel included and comforted through these difficult times.

On the other hand, it is worth considering the less than ideal conditions in which many organizations keep their audiovisual collections due to lack of resources and financial support. Some of you may think that the films in Permanencia Voluntaria should be deposited in another institution, a national one perhaps, so they can be kept in a controlled environment. From my point of view this is not the best solution to the problems affecting independent archives, mainly because of the following reasons:

  1. Diversity of voices: I think that the existence of several manifestations of care and use of audiovisual memory is fundamental for any nation as a basic exercise of diversity in any society. I believe it is key to allow communities to be empowered and take under their care the protection of their own heritage so they can use it and re-interpret it freely and give it the place it deserves in the same environment where it was created.
  2. Mission diversity: national institutions and archives have the specific mission of protecting national heritage (redundancy intended) and assuming the responsibility of taking care of community collections may cause these to fall to the bottom of the priorities list, not to mention the financial impact this would bring to organizations that often survive with tight budgets and lack of staff.

The case of Permanencia might not be a good example to illustrate my thesis, since this collection has clear national relevance as it speaks about popular Mexican culture [1] but it makes us think about this issue.

Now, if these materials do not necessarily have to be stored in the vaults of large organizations, then, how can we take care of this heritage? My answer to this problem has three focal points: networks+information+funding. I had already mentioned the importance of professional networks to face emergencies and find solutions in an environment of collective knowledge. This is also applicable in other circumstances [2].

Access to information is also key for minor archives to accomplish good results, the information provided must represent the realities that smaller organizations face and the resources they have in order to be meaningful and useful. For instance, it is not enough to know ideal temperature and relative humidity for film collections, but also knowing how to achieve it effectively with little money. That is when community participation is necessary to learn from organizations alike or ask questions. This certainly also includes disaster preparedness: how to build earthquake-resistant shelving? What to do when materials get wet? However, our obstacle (i.e., those of us in Latin America) is once more the lack of organization and limited availability of literature and reading materials in our language (i.e., mainly Spanish). (I share below some resources I could find in Spanish for disaster preparedness, including one written by Kara Van Malssen about recovery after Sandy Superstorm).

Within the “information” focal point we can also find access to formal education, something a bit harder to solve. Most of us are aware of the few education options in the area in our region [3]. So it is here where major organizations play an important role. It is imperative that they develop local support programs to assist minor archives, understanding that through these measures they also procure good care of national heritage. It might not be necessary for a national archive to store all cans of an independent archive to fulfill its mission, but what they can do is train local technicians at smaller organizations so they can learn how to take care of their own collections. I celebrate initiatives such as those carried out by Cineteca Nacional de Mexico (Seminarios Experiencias de Archivo), recent actions by Filmoteca UNAM assisting Permanencia Voluntaria, the many nationwide outreach activities organized by Biblioteca Nacional de Chile, training programs for indigenous sound technicians organized by IASA in Mexico, the education and support programs offered by the British Library, the Winter School organized by Sound and Vision, or the FRAME course by INA (the latter, although not in our region, are good examples to follow).

Finally, although certainly not least, the elephant-in-the-room and final focal point: funding. In several Latin American countries there are specific grants for audiovisual archives (Fondart in Chile, MinCultura in Colombia) and some regional funds also exist (Ibermemoria, RECAM), but we ultimately have a dearth of support for independent and/or community archives. Unfortunately, in many of these calls major national and minor archives must compete, leaving the latter at a disadvantage (funds tend to be assigned to recognized institutions). Without disregarding the financial needs of some large organizations that also often operate with few resources, I think it is important for these funding programs to integrate into their structures the promotion of heritage diversity, guaranteeing smaller organizations access to funding for the care of their collections, which can be implemented, for instance, through encouragement of collaborative projects, sponsorship systems (to ensure sustainability, which often represents an obstacle for funding allocation for small scale projects), or a better distribution of available resources, for example, reserving at least a certain percentage of the funds for community initiatives.

Pamela Vizner

 

[1] Permanencia Voluntaria, Jan-Christopher Horak, 2015
[2] En mi post anterior hablo sobre el impacto de la falta de redes profesionales en la adopción de herramientas de código abierto. / In my previous blog post I refer to the impact of the lack of professional networks in the adoption of open source tools.
[3] Estas son las opciones educativas que conozco en la región / These are the education alternatives I am aware of in the region:

 

Recursos en Español: